Manual dos programas regulares de mobilidade acadêmica da SGRI

Preparação da Candidatura

Escolha da Universidade Estrangeira

A realização do intercâmbio através do programa de Mobilidade Regular do da SGRI deve complementar os estudos realizados na UFRJ. É necessário que o estudante que planeja se candidatar ao intercâmbio busque maiores informações sobre as universidades estrangeiras parceiras da UFRJ, levando em consideração a qualidade e a competência acadêmica dessas universidades, especialmente na sua própria área de conhecimento.
A escolha da universidade estrangeira é uma decisão de cunho acadêmico e, portanto, é recomendável que o estudante busque o auxílio da sua unidade acadêmica para tomar essa decisão.
Segundo a resolução do Conselho de Ensino de Graduação nº 03 de 2007, a coordenação do curso ao qual pertence o aluno indicará um orientador acadêmico que será responsável pelo plano de estudos/trabalho e acompanhamento das atividades do aluno no período de intercâmbio.
É bastante recomendável ao estudante de pós-graduação que pretende realizar intercâmbio que estude tal possibilidade junto a(o) seu (sua) orientador(a) acadêmico(a), quem poderá lhe ajudar na escolha da universidade de destino.
Além disso, o estudante deverá verificar se a universidade estrangeira parceira da UFRJ em que pretende realizar intercâmbio possui acordo específico com a UFRJ  em vigência e que contemple seu curso.
Para consultar a lista de universidades estrangeiras parceiras da UFRJ, com a designação dos seus respectivos acordos com a UFRJ, clique aqui.

Ao escolher a universidade de destino, o estudante também deve considerar as circunstâncias sociais e ambientais relacionadas à realização do intercâmbio. A esse respeito, é fundamental que o estudante considere, dentre outros:

• As diferenças culturais entre o Brasil e o país de destino;
• As diferenças linguísticas;
• O distanciamento da família e dos amigos;
• O clima.

Competência Linguística e Exames de Proficiência

As universidades estrangeiras parceiras da UFRJ podem exigir do intercambista certificados de proficiência em língua estrangeira.
Cada universidade estrangeira estabelece os certificados de proficiência em língua estrangeira válidos para a admissão de intercambistas. Alguns dos certificados de proficiência mais exigidos são:

• IELTS e TOEFL, que certificam o domínio da língua inglesa;
• OnDaf, que certifica o domínio da língua alemã;
• DELF, DALF e TCF, que certifica o domínio da língua francesa;
• DELE, que certifica o domínio da língua espanhola.

A SGRI não aplica exames de proficiência!

O estudante que pretende se candidatar ao intercâmbio deve se preparar previamente para a realização do exame de proficiência.
Além disso, é importante que o estudante realize o exame de proficiência com certa antecedência em relação ao prazo da inscrição no programa de Mobilidade Regular da SGRI, pois as instituições que promovem os exames de proficiência entregam os resultados oficiais, em geral, entre 15 e 45 dias após a data da realização dos exames.

Prazos

Antes de se candidatar ao intercâmbio através do Programa de Mobilidade Regular da SGRI, o estudante deve verificar na chamada do programa os prazos para inscrição.
Qualquer atraso na entrega dos documentos necessários para a inscrição ocasionará o indeferimento da candidatura, mesmo que o atraso tenha sido ocasionado pela secretaria acadêmica do estudante ou por uma das instituições que promovem exames de proficiência.

Candidatura

O estudante interessado em realizar intercâmbio através do Programa de Mobilidade Regular da SGRI deverá ler atentamente a chamada do programa.
Uma vez que atenda a todos os requisitos constantes na chamada e possua todos os documentos necessários para a candidatura, o estudante deverá entregar esses documentos à SGRI no local e período estipulados na chamada.
Recomendamos aos estudantes que pretendem se candidatar que providenciem a documentação com antecedência e não deixem para realizar suas inscrições nos últimos dias do prazo estipulado, a fim de evitar possíveis transtornos e até mesmo a perda de prazo. É fundamental também, que os estudantes atentem para os documentos necessários, zelando para não haver problemas em sua documentação, como falta de assinaturas, de versões traduzidas, etc.

Após a candidatura, os estudantes, agora oficialmente candidatos a intercâmbio através do programa de mobilidade da SGRI, serão classificados de acordo com os critérios constantes na chamada a que se candidataram.
Seguindo a ordem de classificação, a SGRI nomeará os candidatos e enviará seus documentos às universidades estrangeiras preenchendo o número de vagas disponibilizadas por estas aos estudantes da UFRJ.
Há universidades estrangeiras que exigem que a documentação seja enviada pelos próprios candidatos através de formulários on line ou por outros meios. Nesse caso, os candidatos deverão submeter seus documentos às universidades estrangeiras parceiras da UFRJ através dos meios disponibilizados por estas para inscrição. Em paralelo a isso, os candidatos classificados no programa de mobilidade  da SGRI serão nomeados, ratificando a candidatura desses estudantes e viabilizando que eles aproveitem os benefícios e vagas garantidos aos estudantes da UFRJ através do convênio.
O estudante que se candidatar diretamente a uma universidade estrangeira parceira da UFRJ sem haver se candidatado ao programa de Mobilidade da SGRI não será nomeado pela SGRI e, portanto, não poderá fazer intercâmbio ao abrigo dos convênios de cooperação da UFRJ.
Os candidatos nomeados deverão atender quaisquer exigências feitas pela SGRI ou pelas universidades estrangeiras parceiras da UFRJ, inclusive posteriores à candidatura.
Após a nomeação, as universidades estrangeiras avaliarão as candidaturas dos estudantes da UFRJ e podem aprovar ou reprovar qualquer candidato.
A aprovação ou reprovação dos candidatos a intercâmbio por parte das universidades estrangeiras serão comunicadas pela SGRI diretamente aos candidatos por correio eletrônico. Os candidatos aprovados para realizar intercâmbio serão convocados à SGRI para retirarem suas Cartas de Aceite.
É importante notar que nem todas as universidades estrangeiras parceiras disponibilizam vagas suficientes para todos os candidatos classificados no programa de mobilidade da SGRI. Caberá, portanto, aos estudantes não nomeados, aguardar comunicação da SGRI sobre eventuais desistências de estudantes nomeados para que, em havendo tempo hábil para remanejamento de vagas, a SGRI tome as medidas necessárias para tal.

Após o recebimento da Carta de Aceite

A Carta de Aceite é a garantia de que a candidatura do estudante foi deferida pela universidade estrangeira parceira da UFRJ, isto é, o estudante foi aceito e já pode se considerar um intercambista. Com a Carta de Aceite o intercambista deverá dar entrada ao processo de obtenção do visto de estudante no consulado do país em que realizará seu intercâmbio.
Com sua Carta de Aceite e visto de estudante, o intercambista deverá comprar suas passagens aéreas, providenciar alojamento, preparar a despedida e fazer as malas!!!

Chegando à Universidade Estrangeira

Ao chegar à universidade estrangeira o intercambista deverá se apresentar ao escritório internacional da universidade estrangeira e solicitar o preenchimento do Certificado de Chegada que deverá ser enviado à SGRI em até 15 (quinze) dias após a sua chegada.
O Certificado de Chegada deverá ser enviado pelo intercambista por correio eletrônico para a SGRI (intercambio@reitoria.ufrj.br ) com cópia para a secretaria acadêmica ou seção de ensino do seu curso na UFRJ.

Prorrogação do intercâmbio

Para solicitar a prorrogação do período de intercâmbio, o intercambista deverá antes de tudo se certificar com a universidade estrangeira parceira da UFRJ de que isto é possível e de que não ocupará a vaga de futuros candidatos a intercâmbio da UFRJ.
Em geral, as universidades estrangeiras aceitam a prorrogação do intercâmbio mediante a anuência da universidade de origem do intercambista, nesse caso a UFRJ. O estudante em intercâmbio deverá, então, contatar o(a) coordenador(a) do seu curso na UFRJ e pedir que informe à SGRI por correio eletrônico (intercambio reitoria.ufrj.br ) se está de acordo ou não com a prorrogação do intercâmbio.
Caso a coordenação do curso do estudante em intercâmbio esteja de acordo com a prorrogação, à SGRI contatará institucionalmente a universidade estrangeira, comunicando a anuência da UFRJ.

Retornando da Universidade Estrangeira

Ao término do intercâmbio, o intercambista deverá se apresentar ao escritório internacional da universidade estrangeira parceira da UFRJ e solicitar o preenchimento do Certificado de Frequência, que deverá ser enviado à SGRI em até 15 (quinze) dias após o fim do intercâmbio.
O Certificado de Frequência deverá ser enviado pelo intercambista por correio eletrônico para a SGRI (intercambio@reitoria.ufrj.br ) com cópia para a secretaria acadêmica ou seção de ensino do seu curso na UFRJ.

Aproveitamento de créditos

O estudante que realizou intercâmbio em uma universidade estrangeira parceira da UFRJ poderá solicitar o aproveitamento dos créditos obtidos nesta universidade.
Neste ponto, a Autorização do Curso para Oficialização de Candidatura assinada pelo(a) coordenador(a) do curso do estudante, autorizando-o a cursar determinadas disciplinas selecionadas na universidade estrangeira, é um documento fundamental. Com este documento, o estudante e a coordenação do seu curso poderão verificar se os créditos obtidos durante o intercâmbio são condizentes com a expectativa inicial contida na proposta de plano de estudos.
O aproveitamento de créditos deverá ser solicitado diretamente na unidade acadêmica do estudante que realizou intercâmbio. O aproveitamento dos créditos é regido pela resolução do Conselho de Ensino de Graduação de nº 15 de 1971 e pelo comunicado às unidades emitido por esse Conselho em 10 de maio de 2013 sobre “Flexibilização Das Atividades Acadêmicas ”.

Em geral, as unidades acadêmicas examinam a solicitação de aproveitamento de créditos por meio de um processo de equivalência de conteúdos e carga horária, definido a partir da aplicação de um ou de vários dos critérios gerais apontados abaixo:

• Quando a disciplina cursada no exterior tiver uma disciplina equivalente (conteúdo e carga horária total 75%) no currículo do curso da UFRJ;
• Quando um conjunto de disciplinas cursadas no exterior tiver um conjunto de disciplinas equivalentes (conteúdo e carga horária total 75%) no currículo do curso da UFRJ;
• Quando as competências adquiridas com as disciplinas cursadas no exterior sejam as mesmas a serem adquiridas com um conjunto de disciplinas do currículo do curso da UFRJ.

A seção de Mobilidade da SGRI auxilia os estudantes da UFRJ interessados em realizar intercâmbio, fornecendo-lhes informações sobre a documentação necessária para a candidatura e orientando-lhes sobre demais questões relacionadas ao processo de intercâmbio.
Também são atribuições da SGRI, no âmbito do Programa de Mobilidade Regular:

• Receber as candidaturas dos estudantes;
• Verificar se a documentação submetida pelos candidatos ao intercâmbio está correta;
• Classificar os candidatos;
• Nomear oficialmente os estudantes da UFRJ para as vagas oferecidas pelas universidades estrangeiras parceiras;
• Encaminhar aos estudantes as Cartas de Aceite emitidas pelas universidades estrangeiras parceiras, caso sejam aprovados, e lhes informar caso sejam reprovados;
• Orientar os estudantes sobre os procedimentos necessários durante o período de intercâmbio.
• Encaminhar às unidades acadêmicas os históricos de notas obtidas pelos intercambistas para posterior aproveitamento de créditos.

O estudante candidato a intercâmbio através do programa de Mobilidade Regular da SGRI é responsável, antes de tudo, por acompanhar todas as etapas burocráticas e acadêmicas que convergem para o sucesso do seu intercâmbio.
Além disso, também é atribuído ao estudante candidato ao intercâmbio:

• Arcar com as despesas relativas a
• o Alojamento, alimentação e demais gastos pessoais;
• o Passagens aéreas e/ou terrestres, para deslocamento até a universidade estrangeira e de volta ao Brasil, findo o intercâmbio;
• o Visto, seguro saúde e seguro viagem;
• Identificar a universidade estrangeira que oferece cursos mais adequados ao seu perfil acadêmico, se possível, com o auxílio de um orientador acadêmico indicado pela sua unidade acadêmica;
• Verificar os documentos exigidos pelas universidades estrangeiras e assegurar-se do cumprimento de todos os requisitos destas;
• Providenciar todos os documentos necessários à candidatura a intercâmbio do programa de Mobilidade Regular da SGRI;
• Manter a matrícula ativa durante o processo de candidatura, desde o momento da inscrição até o início do período de intercâmbio na IES estrangeira parceira da UFRJ;
• Providenciar o visto de estudante;
• Enviar o Certificado de Chegada à SGRI assim que chegar à universidade estrangeira;
• Enviar o Certificado de Frequência à SGRI imediatamente após o término do intercâmbio;
• Comunicar à SGRI quaisquer imprevistos;
• Justificar, por escrito, à SGRI a desistência do intercâmbio, se aplicável;
• Solicitar o aproveitamento de créditos em sua unidade acadêmica.

Os deveres das unidades acadêmicas em relação aos alunos da UFRJ que realizam ou pretendem realizar intercâmbio são elencados na resolução do Conselho de Ensino de Graduação nº 03 de 2007.

De modo geral, as unidades acadêmicas cujos estudantes são candidatos a intercâmbio ou já fizeram intercâmbio são responsáveis por:

• Selecionar e autorizar, previamente à candidatura, os estudantes que estão aptos a realizar intercâmbio através do programa de Mobilidade Regular da SGRI;
• Indicar um orientador acadêmico que será responsável pelo plano de estudos dos estudantes;
• Acompanhar as atividades dos estudantes no período de intercâmbio;
• Atualizar a situação da matrícula dos intercambistas junto ao SIGA com informações sobre início e fim do intercâmbio;
• Examinar as solicitações de aproveitamento de créditos obtidos em universidades estrangeiras.

Os estudantes de graduação da UFRJ podem realizar intercâmbio através do programa de mobilidade da SGRI por um semestre ou um ano letivo inteiro, podendo prorrogar o período de intercâmbio por, no máximo, 3 (três) períodos letivos.
Os estudantes de pós-graduação stricto sensu da UFRJ podem realizar intercâmbio por períodos mais flexíveis para desenvolver suas pesquisas nas universidades estrangeiras parceiras da UFRJ ou também podem realizar períodos letivos completos durante o intercâmbio, de modo a obter créditos.

Cada chamada do Programa de mobilidade da SGRI é acompanhada por um anexo que contém a lista das universidades estrangeiras parceiras da UFRJ a que os estudantes podem se candidatar. Os estudantes da UFRJ devem escolher apenas uma dentre as universidades estrangeiras listadas no anexo da chamada do programa. Os estudantes não podem realizar intercâmbio em uma universidade não listada no anexo da chamada do programa, mesmo que ela conste na lista de parcerias da UFRJ disponível no website da SGRI. Isto porque algumas universidades estrangeiras possuem acordos com a UFRJ que não permitem o intercâmbio de alunos.

Documentação

Cabe ao candidato a intercâmbio providenciar toda a documentação necessária à sua inscrição no programa. É relevante notar que cada universidade estrangeira é livre para exigir quaisquer documentos dos intercambistas e é o estudante quem deve se assegurar de que atende a todos os requisitos da universidade estrangeira em que pretende realizar intercâmbio antes da candidatura.
Todos os documentos necessários para a candidatura devem estar atualizados.
O estudante que não apresentar, no ato da inscrição, os documentos requisitados pelo programa de mobilidade da SGRI e pela universidade estrangeira em que pretende realizar intercâmbio terá a sua candidatura indeferida.
Os seguintes documentos são exigidos para a candidatura a intercâmbio através do programa de mobilidade da SGRI:

1. Currículo Lattes  ou CV(*);
2. Comprovante de conhecimento da língua do país de destino ou da língua em que o curso pretendido for ministrado;
3. Formulário de Inscrição – Estudantes da UFRJ;
4. Boletim Oficial da UFRJ (*);
5. Declaração de matrícula ativa constando a porcentagem de créditos concluídos (*);
6. Carta de Motivação (*);
7. Carta de Recomendação (*);
8. Autorização do Curso para Oficialização de Candidatura;
9. Cópia do passaporte válido por todo o período de intercâmbio;
10. Termo de Compromisso;
11. Outros documentos exigidos pela universidade estrangeira, tais como:
    a. Formulário de candidatura;
    b. Comprovante de proficiência em língua estrangeira, se necessário;
    c. Foto 3×4, se necessário;
    d. Seguro-saúde, se necessário;
    e. Outros documentos.

Tradução de documentos

Os seguintes documentos devem ser obrigatoriamente traduzidos para a língua da universidade estrangeira pretendida:

• Currículo Lattes ou CV;
• Boletim Oficial da UFRJ;
• Declaração de matrícula ativa constando a porcentagem de créditos concluídos;
• Carta de Motivação;
• Carta de Recomendação.

O próprio estudante que pretende se candidatar ao intercâmbio através do programa de mobilidade da SGRI deverá providenciar a tradução dos seus documentos. O estudante poderá contratar um tradutor juramentado ou poderá traduzir o seu próprio documento desde que inclua ao final de cada uma das suas traduções sua assinatura e a seguinte observação:
“Eu, (nome do estudante) , DRE (número de registro da UFRJ) , responsabilizo-me pela tradução deste documento.”

Detalhamento sobre os documentos

O Currículo Lattes é um currículo elaborado nos padrões da Plataforma Lattes, que é gerida pelo CNPq. Este currículo se tornou um padrão nacional no registro da vida acadêmica dos estudantes e pesquisadores brasileiros e é hoje adotado pela maioria das universidades e institutos de pesquisa do país. O Currículo Lattes se tornou elemento indispensável para a análise de mérito e competência acadêmicos.
O Currículo Lattes deve ser feito pelos estudantes que pretendem se candidatar a intercâmbio através do programa de Mobilidade Regular da SGRI. Para isso é necessário entrar no website http://lattes.cnpq.br/ e completar o cadastro com suas informações pessoais e acadêmicas.

O comprovante de conhecimento da língua do país de destino ou da língua em que o curso pretendido for ministrado deve ser emitido em papel timbrado por uma instituição de ensino legalmente estabelecida e deve conter a carga horária cursada pelo estudante e, se possível, o nível de conhecimento da língua estrangeira. A SGRI não aceita comprovantes emitidos por particulares para fins de inscrição no seu programa mobilidade.
É claro que a SGRI também aceita os certificados de proficiência em língua estrangeira em lugar do comprovante descrito acima.

O Formulário de Inscrição deverá ser preenchido pelo candidato com seus dados pessoais, acadêmicos e com informações para contato. Além disso, neste formulário é que o candidato deverá informar a universidade estrangeira parceira da UFRJ em que pretende realizar intercâmbio.

O Boletim Oficial da UFRJ é emitido exclusivamente pela secretaria acadêmica ou seção de ensino do curso do estudante. Preste atenção, pois alguns dos documentos emitidos pelo SIGA não tem valor oficial, como é o caso do Boletim. A SGRI não aceita Boletim Não-Oficial para fins de inscrição no seu programa de Mobilidade Regular.

A declaração de matrícula ativa constando a porcentagem de créditos concluídos é emitida exclusivamente pela secretaria acadêmica ou seção de ensino do curso do estudante. Preste atenção, pois a Declaração de Matrícula Ativa emitida pelo SIGA não contem informação sobre porcentagem de créditos concluídos.
No entanto, este documento pode não ser emitido regularmente por todas as secretarias acadêmicas da UFRJ. Caso tenha problemas em obter tal documento na sua secretaria acadêmica, apresente a chamada do Programa de mobilidade da SGRI para demonstrar a sua necessidade.

Na carta de motivação, como o próprio nome indica, o estudante deverá apresentar as razões pelas quais se interessa em realizar intercâmbio. Para redigi-la o estudante deverá refletir sobre suas expectativas e interesses acadêmicos e profissionais.
Essa carta serve para verificar a adequação entre as expectativas do estudante e o que a universidade estrangeira pode de fato oferecer. A Carta de Motivação também deve justificar o plano de estudos do estudante mostrando a relação entre as disciplinas selecionadas, a área de graduação na UFRJ e o direcionamento profissional pretendido pelo estudante.
Não se esqueça de que a Carta de Motivação deverá ter no máximo 1 (uma) lauda. Além disso, ela deve ser assinada pelo estudante e endereçada à universidade estrangeira em que pretende realizar intercâmbio. Caso necessário, o candidato deverá providenciar a tradução da Carta de Motivação para a língua da universidade estrangeira.

Já sobre a carta de recomendação o estudante deverá eleger um(a) professor(a) da sua unidade acadêmica na UFRJ que o conheça bem, para elaborar e assinar a carta. O(a) professor(a) deverá comentar sobre o desempenho acadêmico do candidato a intercâmbio, além de apresentar suas qualidades e o que mais julgar apropriado.
O(a) professor(a)deverá assinar a Carta de Recomendação e endereçá-la à universidade de destino em que o estudante pretende realizar intercâmbio. O(a) professor(a) poderá usar o modelo de carta que lhe for conveniente. Caso seja necessário, o candidato deverá providenciar a tradução da Carta de Recomendação para a língua da universidade estrangeira.

A autorização do curso para oficialização de candidatura deverá ser primeiramente preenchida pelo(a) coordenador(a) do curso de graduação ou pós-graduação do(a) candidato(a) a intercâmbio. Em seguida, deverá ser encaminhada para ciência do responsável pelas Relações Internacionais da unidade de origem do candidato(a), quando houver.
O documento deve ser datado e deve conter a assinatura e carimbo tanto do(a) coordenador(a) do curso do candidato, quanto do responsável pelas Relações Internacionais, quando houver.
É muito importante lembrar que a proposta de plano de estudos que segue anexa à autorização deverá conter as disciplinas que o candidato a intercâmbio realmente pretende cursar na universidade estrangeira.

A cópia do passaporte válido por todo o período de intercâmbio deverá conter somente a página do passaporte que dispõe as informações pessoais e a foto do candidato a intercâmbio. A cópia poderá ser feita em preto e branco, desde que legível.
Caso o candidato a intercâmbio não tenha um passaporte válido, a SGRI aceitará o formulário “Detalhamento de Agendamento” emitido pelo Departamento de Polícia Federal, desde que acompanhado da cópia do comprovante de pagamento da taxa para emissão de passaporte.

O candidato a intercâmbio deverá preencher o termo de compromisso com as informações necessárias como nome, naturalidade, estado civil, etc., além de especificar o programa de mobilidade de que fará parte. Não se esqueça de assinar o termo!

O estudante de pós-graduação que se candidatará a intercâmbio deverá apresentar também um Plano de Trabalho, que deve conter a justificativa da escolha da universidade estrangeira, os objetivos a serem alcançados durante o intercâmbio e os resultados esperados da pesquisa a ser realizada na universidade estrangeira. Além disso, o Plano de Trabalho deve conter um cronograma das atividades a serem realizadas durante o intercâmbio.

O Aceite Condicional que o estudante de pós-graduação necessita para se candidatar a intercâmbio é uma carta emitida pela universidade estrangeira parceira da UFRJ, geralmente elaborada e assinada pelo(a) professor(a) ou pesquisador(a) que acolherá o intercambista, que estipula algumas condições para a aceitação definitiva do estudante. Nesse caso, o estudante de pós-graduação só obterá sua Carta de Aceite definitiva caso atenda a todos os requisitos da SGRI para a mobilidade e quaisquer outros requisitos da universidade estrangeira em que pretende realizar intercâmbio que não são definidos pela unidade acadêmica e, sim, pelo Setor de Relações Internacionais ou equivalente daquela universidade.

O candidato também deverá providenciar outros documentos exigidos pela universidade estrangeira em que pretende realizar intercâmbio.

Dentre esses documentos, se destaca o Formulário de Candidatura da Universidade Estrangeira que deverá ser preenchido pelo candidato, que também deverá providenciar quaisquer assinaturas – por exemplo, do(a) coordenador(a) do seu curso, do coordenador de intercâmbio da UFRJ, etc. – que sejam necessárias.
Há universidades estrangeiras que exigem que a documentação seja enviada pelos próprios candidatos através de formulários online ou por outros meios. Nesse caso, os candidatos deverão submeter seus documentos à universidade estrangeira parceira da UFRJ através dos meios disponibilizados por esta para inscrição e imprimir um comprovante dessa inscrição, que pode ser o próprio formulário preenchido, um e-mail de confirmação de inscrição, etc.

O certificado de proficiência em língua estrangeira, que pode ser exigido pela universidade estrangeira, equivale ao resultado oficial do exame de proficiência, que contém as notas obtidas no exame e informa o nível de domínio da língua estrangeira por parte do estudante candidato.
Lembre-se de que a SGRI não aplica exames de proficiência!